Estimer le budget d’un évènement d’entreprise n’est pas une tâche facile. Pour ce faire, il vous faudra suivre certaines étapes indispensables. Parmi ces étapes se trouvent l’examen de toutes les dépenses que vous réaliserez, le calcul du retour sur investissement ainsi que l’estimation du capital requis. Il est aussi primordial de déterminer les objectifs que vous visez lors d’un évènement d’entreprise, ce qui vous permettra d’avoir une vision d’ensemble, le budget de l’évènement y compris. Avec ces objectifs, vous pourrez définir plus facilement vos priorités et ce que les participants souhaitent voir lors de l’évènement.
Examiner toutes les dépenses
Tous les domaines de l’évènement devront être passés en revue, en commençant par les animations, le contrat du lieu s’il s’agit d’un évènement externe, les cadeaux ainsi que les frais de conférencier par exemple. Chaque élément concernant l’évènement devra figurer dans la liste de contrôle du budget pour que vous puissiez le comptabiliser. Les coûts probables devront aussi être calculés. Classez-les parmi les coûts fixes ou parmi les coûts variables. Les coûts fixes concernent les coûts qui ne changent pas comme la location de salle ou l’équipement audiovisuel par exemple. Les coûts variables sont les coûts qui varient en fonction du nombre de participations comme les coûts de restauration par exemple. La marge de contribution sera déterminée après avoir maitrisé les différents scénarios de coûts.
Mesurer le retour sur investissement
Mesurer le retour sur investissement est nécessaire dans l’estimation du budget d’un évènement d’entreprise. Si vous préparez une conférence par exemple et que l’entrée n’est pas gratuite, le nombre de participants qui se sont inscrits à la conférence devra être surveillé afin d’estimer le budget de l’évènement. Si vous projetez de faire appel à des sponsors lors de l’évènement, une stratégie détaillée et créative devra alors être élaborée pour chaque sponsor. Tous les domaines pour atteindre le seuil de rentabilité devront être pris en compte. De même si vous voulez tirer profit de l’évènement d’entreprise.
Estimer le capital requis
Pour l’évènement d’entreprise, il vous faudra créer un budget logique. L’objectif est d’éviter de dépenser plus que ce que vous avez prévu pour l’évènement. Pour savoir si le budget sera idéal et pour déterminer votre trésorerie, deux questions de base devront être posées. Les investissements, les coûts et les ventes devront être budgétés au préalable. Pour clôturer le budget, il ne vous restera plus qu’une seule variable, qui est le capital requis. Le montant de l’équité qui est nécessaire pour l’investissement, devra alors être déterminé par les organisateurs.